Bei der Durchführung des Vorhabens bis zur Vorlage des Auszahlungsantrages mit Verwendungsnachweis ist vieles zu beachten. Nachfolgend geben wir dazu wichtige Hinweise.
1.: Auftragserteilung
Der Zuwendungsbescheid und die Allgemeinen Nebenbestimmungen (ANBest) sollten sorgfältig gelesen und die darin enthaltenen Auflagen und Nebenbestimmungen ständig bedacht werden, um Kürzungen und Sanktionen zu vermeiden.
Die meisten Probleme ergeben sich, wenn die Vorgaben zur 3-Angebots-Regel nicht beachtet werden. Diese gilt bei Zuwendungsbeträgen über 100.000 € und dann bei Aufträgen, deren geschätzter Auftragswert bei 25.000 € und mehr liegt. Hierbei sind 2 Dinge besonders zu beachten:
- Man muss nachweisen können, dass mindestens 3 fachkundige und leistungsfähige Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert worden sind.
- Die Angebote müssen vergleichbar sein, denn nur dann ist es möglich, den wirtschaftlichsten Anbieter auszuwählen.
Beides erreicht man nur, wenn man die Angebotsanfragen präzise und vor allem schriftlich formuliert! Nur dann kann man den Nachweis der 3 Angebotsanfragen erbringen und erhält vergleichbare Angebote.
Weiterhin wichtig ist, dass wir jede Rechnung zweifelsfrei dem bzw. den geförderten Vorhaben zuordnen können müssen. Jede Rechnung muss daher entweder am besten einen eindeutigen Rechnungsbetreff aufweisen oder der Rechnungsinhalt lässt sich klar mit dem bzw. den geförderten Vorhaben in Verbindung bringen. Lassen sich Rechnungen später nicht mehr zweifelsfrei zuordnen (z.B. Baumarktrechnungen), so können diese nicht in das förderfähige Investitionsvolumen einbezogen werden.
Bitte denken Sie auch immer daran, dass zu jeder Rechnung ein Bestell- bzw. Auftragsdatum benötigt wird.
2.: Termine zur Auszahlung
Im Bewilligungsbescheid ist festgelegt, in welchem Jahr die Auszahlung beantragt werden kann. In dem Jahr kann der Auszahlungsantrag jederzeit vorgelegt werden. Allerdings kann eine Auszahlung erst erfolgen, wenn der Auszahlungsantrag sinnbildlich in eine Lostrommel gepackt wurde und daraus einige Fälle für eine Vor-Ort-Kontrolle ausgesucht wurden. Diese Auswahlen erfolgen im Mai sowie September/Oktober eines Jahres. Daher erfolgen Auszahlungen nur im Juni sowie ab Oktober eines Jahres.
